Setting Gmail Balas Email Otomatis (Auto-reply) via PC & Smartphone

Mungkin sobat WebKeren.Net ada yang bertanya-tanya mengenai cara setting atau membuat agar email google (Gmail) yang sobat miliki bisa Auto-reply (balas email otomatis), baik melalui PC ataupun smartphone (baik android, iOS Iphone, ataupun sistem operasi lainnya seperti microsoft windows mobile melalui web browser mobile) Fitur ini tentunya sangat bermanfaat terutama ketika terlalu banyak email yang tidak mungkin dibalas satu persatu hanya untuk menyampaikan bahwa email sudah diterima. Terlebih sekarang sudah mendekati liburan Hari Raya Idul Fitri, yang tentunya banyak dari sobat yang mudik ke kampung halaman bersama keluarga.

Atau mungkin sobat sedang berlibur tidak ingin diganggu oleh email pekerjaan, dinas luar kantor ke tempat yang jarang koneksi internet ataupun juga karena banyak aktivitas, dan beragam alasan lainnya. Nah, sebelum membahas tentang Cara Balas Email Otomatis di Gmail (Setting Auto-reply) melalui PC ataupun smartphone (baik android, iOS Iphone, ataupun sistem operasi lainnya seperti microsoft windows mobile melalui web browser mobile), berikut ini fungsi atau kegunaannya yang mungkin perlu sobat ketahui.

Fungsi Balas Email Otomatis (Auto-reply)

1. Sebagai bentuk konfirmasi. Orang yang mengirimkan email bisa memastikan bahwa email telah terkirim (karena terkadang orang ragu, apakah email sudah sampai atau belum). Kalau hanya satu – dua email masih bisa sobat balas secara manual, namun bagaimana jika massal (puluhan, ratusan, bahkan ribuan)?
2. Menjaga kepercayaan orang lain. Balasan email otomatis ini akan membuat orang merasa respon kita cepat. Orang yang menghubungi sobat melalui email akan merasa bahwa kiriman email telah diterima dan akan dibalas secepatnya. Ini juga menjaga agar pengirim tidak berburuk sangka ketika emailnya tak kunjung mendapat tanggapan.

Baiklah, untuk membuat email gmail bekerja otomatis membalas setiap email yang masuk, sobat harus mengikuti langkah-langkah berikut ini. Untuk melakukannya melalui PC, Komputer, atau Laptop, sobat bisa mengikuti langkah pertama, melalui smartphone android dengan langkah kedua, iOS Iphone langkah ketiga, ataupun sistem operasi lainnya dengan langkah keempat

Sebelumnya, rumuskan dulu redaksi atau isi balasan pesan yang akan dikirim secara automatis. Karena isi balasan ini menentukan pandangan pengirim terhadap kita. Jika isinya tidak baik, atau salah cara penyampaiannya, justru akan menambah kekesalan pengirim. Jika dirasa sudah menemukan kalimat balasan yang tepat, berikut ini cara pengaturannya:

1. Cara Setel Gmail agar Membalas Email Secara Otomatis (Auto-reply) melalui PC

1. Tentu saja, sobat harus login ke akun gmail terlebih dahulu.
2. Jika sudah, pada dashboard gmail, klik ikon gir / roda gigi (terletak di kanan-atas dashboard, atau tepat di bawah foto profil G+), kemudian pilih Setelan (settings). Atau, untuk lebih cepat, sobat bisa copy paste alamat ini di browser sobat : https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/general
3. Sobat kini berada di tab general menu (umum) setting email google. Jika tidak ingin mengubah apa-apa, langsung saja geser layar ke bagian paling bawah.
4. Nantinya sobat akan menemukan fitur Vacation responder (Penjawab pesan saat liburan). Aktifkan fitur ini untuk membuat gmail sobat mengirim balasan email secara otomatis.
5. Isi kolom First day (hari pertama) dengan tanggal sobat merencanakan akan membuat gmail membalas secara otomatis. Jika sobat ingin memulainya saat ini juga, biarkan saja tidak usah diganti.
6. Sementara disampingnya terdapat Last day (hari terakhir). Jika sobat berencana untuk membuat gmail membalas otomatis pada periode tertentu saja, beri centang dan kemudian isi tanggalnya dengan mengeklik. Namun jika sobat ingin membuat gmail membalas secara otomatis selamanya, biarkan saja, tidak usah diberikan tanda centang.
7. Pada kolom Subject (Perihal), isi dengan judul email yang sedari awal tadi sudah sobat tentukan, atau isi saja dengan Balasan Otomatis, agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis.
8. Pada kolom Message (Pesan), isi dengan Pesan isi dengan kata-kata yang tadi sobat sudah susun, atau kalau sobat tidak mau ambil pusing, isi saja misalnya dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika sobat merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi sobat melalui telepon.
9. Sobat juga bisa mengatur agar email balasan otomatis ini hanya dikirim ke kontak tertentu saja yang berada dalam kontak gmail sobat. Caranya dengan memberikan centang pada pilihan Kirimkan tanggapan hanya kepada orang-orang di dalam daftar Kontak saya. Namun jika sobat ingin balasan otomatis berlaku untuk semua email yang masuk, biarkan saja tidak tercentang.
10. Terakhir, Klik save changes (Simpan Perubahan) yang letaknya di bagian paling bawah.

Selesai, gmail sobat akan membalas email secara otomatis sesuai dengan waktu yang sobat telah tentukan.

2. Cara Setting Gmail Supaya Mengirim Email Balasan Otomatis (Auto-reply) via HP Android

Bagi sobat yang mobilitasnya tinggi, tentu sobat juga mengaktifkan gmail di ponsel pintar yang sobat miliki, terlebih memang untuk mendapatkan fungsi android secara utuh harus login menggunakan akun google yang juga akun gmail. Berikut ini cara melakukannya melalui telepon seluler android.

1. Buka aplikasi Gmail di ponsel android sobat
2. Sentuh menu "hamburger" yang terletak di sisi kiri atas layar.
3. Sentuh Settings (Setelan).
4. Pilih akun gmail yang ingin diaktifkan balasan otomatis.
5. Sentuh Vacation Responder (Penjawab kala libur).
6. Isi rentang tanggal (yang pertama adalah tanggal dimana sobat merencanakan akan membuat gmail membalas secara otomatis sementara yang kedua adalah tanggal berakhirnya balasan email otomatis). Jika sobat ingin memulainya saat ini juga dan diaktifkan selamanya, biarkan saja tidak usah diganti.
7. Isi subjek, dan pesan dengan kata-kata yang tadi sobat sudah susun. Kalau sobat tidak mau ambil pusing, isi saja subjek dengan "Balasan Otomatis", agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis. Sementara pada pesan, isi dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika sobat merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi sobat melalui telepon.
8. Geser / Alihkan dari NONAKTIF menjadi AKTIF di bagian atas.
9. Sentuh Done (Selesai) di bagian paling atas.

Setelan Balasan Email Otomatis sobat nantinya akan disinkronkan dengan Gmail versi desktop. Dan, selesai, gmail sobat akan membalas email secara otomatis sesuai dengan waktu yang sobat telah tentukan.

3. Cara Setting Gmail Balas Email Otomatis (Auto-reply) via iOS Iphone

1. Buka aplikasi Gmail di ponsel canggih iOS Iphone Sobat.
2. Sentuh menu "hamburger"
3. Sentuh ikon gir / roda gigi
4. Alihkan Vacation Responder (Penjawab Kala Libur) dari NONAKTIF menjadi AKTIF.
5. Pilih Start date (tanggal mulai) dan End date (tanggal akhir). Tanggal mulai adalah tanggal dimana sobat merencanakan akan membuat gmail membalas secara otomatis sementara yang kedua adalah tanggal berakhirnya balasan email otomatis). Jika sobat ingin memulainya saat ini juga dan diaktifkan selamanya, biarkan saja tidak usah diganti.
6. Isi subjek dan pesan dengan kata-kata yang tadi sobat sudah susun. Kalau sobat tidak mau ambil pusing, isi saja subjek dengan "Balasan Otomatis", agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis. Sementara pada pesan, isi dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika sobat merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi sobat melalui telepon.
7. Sentuh Save (Simpan)
8. Jika memiliki beberapa akun, pastikan sobat berada di akun yang benar sebelum menyentuh ikon gir / roda gigi

Setelan Gmail Balas Email Otomatis (Auto-reply) sobat nantinya akan disinkronkan dengan Gmail versi desktop.

4.Cara Setting Gmail Balas Email Otomatis (Auto-reply) via Web Browser Seluler

1. Buka Gmail (https://mail.google.com/)
2. Sentuh menu "hamburger"
3. Sentuh ikon gir / roda gigi
4. Alihkan Vacation Responder (Penjawab Kala Libur) dari NONAKTIF menjadi AKTIF.
5. Pilih Start date (tanggal mulai) dan End date (tanggal akhir). Tanggal mulai adalah tanggal dimana sobat merencanakan akan membuat gmail membalas secara otomatis sementara yang kedua adalah tanggal berakhirnya balasan email otomatis). Jika sobat ingin memulainya saat ini juga dan diaktifkan selamanya, biarkan saja tidak usah diganti.
6. Isi subjek dan pesan dengan kata-kata yang tadi sobat sudah susun. Kalau sobat tidak mau ambil pusing, isi saja subjek dengan "Balasan Otomatis", agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis. Sementara pada pesan, isi dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika sobat merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi sobat melalui telepon.
7. Sentuh Terapkan.
8. Jika memiliki beberapa akun, pastikan Anda berada di akun yang benar sebelum menyentuh ikon gir / roda gigi

Setelan Gmail Balas Email Otomatis (Auto-reply) sobat nantinya akan disinkronkan dengan Gmail versi desktop.

Cara Menonaktifkan atau Mengedit Balas Email Otomatis di Gmail

Saat penjawab otomatis aktif, jika membuka gmail pada pc, Sobat akan melihat notifikasi di bagian atas Gmail yang menampilkan subjek jawaban otomatis yang sobat buat. Klik tautan Stop Now (Hentikan sekarang) pada banner notifikasi tersebut untuk menonaktifkan Balas Email Otomatis, atau ulangi saja cara diatas.

Demikian tutorial WebKeren.Net mengenai Cara Setting Gmail Auto-reply (Balas Email Otomatis). Semoga bisa membantu sobat yang akan berlibur bersama keluarga, atau untuk alasan lainnya. Sampai jumpa online.

source

Share :